邦永PM2系統(tǒng)在消防安防行業(yè)中的全面應(yīng)用

一、項目背景

大連愛瑞克機電設(shè)備有限公司坐落于美麗的海濱城市大連，是集消防、樓宇自控、裝飾裝修為一體的綜合型企業(yè)。愛瑞克機電設(shè)備有限公司是國家建設(shè)部特許經(jīng)營的消防工程企業(yè)，擁有雄厚的資金和技術(shù)實力，專門從事工業(yè)及民用工程消防產(chǎn)品的銷售及消防工程配套服務(wù)。公司管理科學(xué)，工藝先進，具有消防、樓宇自控、安防、裝飾裝修等多項施工資質(zhì)，質(zhì)量保證體系健全，能全面地完成各消防工程項目，如：自動報警系統(tǒng)（離子、光電、差、定溫、紅外線、煤氣泄漏等探測系統(tǒng)及纜式報警系統(tǒng)）、自動噴灑滅火系統(tǒng)（濕式滅火系統(tǒng)、干、濕兩用滅火系統(tǒng)、預(yù)作用系統(tǒng)、水幕系統(tǒng)、水噴霧系統(tǒng)等）、氣體滅火系統(tǒng)、高倍泡沫滅火系統(tǒng)、消防聯(lián)動系統(tǒng)（防火卷簾、防火門系統(tǒng)、防排煙系統(tǒng)、空調(diào)系統(tǒng)、緊急廣播系統(tǒng)、消防電梯控制系統(tǒng)、應(yīng)急照明疏散指示系統(tǒng)、消防監(jiān)控及“119”聯(lián)動系統(tǒng)、氣體滅火聯(lián)動系統(tǒng)、消火栓、自動噴灑、高低倍泡沫聯(lián)動系統(tǒng)）。

作為弱電系統(tǒng)集成與建筑機電工程的專業(yè)公司，公司擁有極盡合理完善的管理理念和體系，但隨著同時開工的項目的增多,公司領(lǐng)導(dǎo)感到如何有效的控制成本、使各項目部與公司各職能部門及時有效溝通、材料供給及時、資源調(diào)配合理、保證工程進度、工程相關(guān)資料管理等方面的問題日益突出。因此提高企業(yè)內(nèi)部管理水平、加大信息化力度，就成為公司領(lǐng)導(dǎo)需要迫切解決的問題。公司領(lǐng)導(dǎo)對目前市場上的項目管理系統(tǒng)進行綜合評定及選擇，旨在選出適合中國企業(yè)項目運做并簡單易用的系統(tǒng)來管理整個項目。經(jīng)過各方面評比及推薦，邦永PM2項目管理系統(tǒng)以其適用于中國企業(yè)管理模式、簡單易用、二次開發(fā)能力強等特點獲得了高層領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可。

邦永公司項目管理咨詢專家對愛瑞克公司進行了全面調(diào)研，結(jié)合愛瑞克公司各部門的實際情況，制定了關(guān)于邦永PM2項目管理系統(tǒng)應(yīng)用方案。邦永公司為其提供了PM2項目管理系統(tǒng)弱電集成行業(yè)版，主要包括協(xié)同辦公、項目計劃、物料管理、合同管理、資金管理、成本核算、文檔資料、項目跟蹤、項目報告等九個子系統(tǒng)。

二、業(yè)務(wù)分析

為了縮短愛瑞克項目管理系統(tǒng)成功實施周期，邦永公司派出資深項目管理咨詢專家團隊同愛瑞克以總經(jīng)理為組長的項目信息小組對愛瑞克進行了兩周多的業(yè)務(wù)需求溝通及業(yè)務(wù)流程調(diào)研；充分了解到愛瑞克公司在項目管理工作及日常工作中希望在以下幾個方面加強提高：

• 項目工作流程標(biāo)準(zhǔn)化

  各項目部的各個職能部門的人員，在自己的意識中都知道項目工作的基本流程，但作為公司的主營業(yè)務(wù)，建議應(yīng)形成標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程，并將其內(nèi)容制度化，為以后的具體項目作提供指導(dǎo)。

• 項目成本核算及時與財務(wù)有效對比分析

  無論是從一個獨立項目的角度，還是從公司整體的角度，都應(yīng)將項目的成本計劃與跟蹤工作細(xì)化，將人力資源成本、費用、分包、材料設(shè)備等要素分解到項目各個工作環(huán)節(jié)。這樣才能為公司的成本核算與財務(wù)分析提供及時的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

• 精細(xì)化的材料設(shè)備控制

  各項目部經(jīng)理根據(jù)合同工程量清單，進行有效的拆分，做出較精準(zhǔn)的材料、設(shè)備使用量，在公司角度從源頭對項目使用的材料、設(shè)備進行采購，使用控制。

• 項目相關(guān)部門、人員之間的溝通

  由于每個項目都要涉及到工程部、預(yù)算部、投標(biāo)中心、采購部、事業(yè)部、財務(wù)部、總經(jīng)辦，每個部門及相關(guān)人員從不同的角度都需要了解項目各個方面的計劃與實際進度情況，提供一個有效的項目數(shù)據(jù)平臺是解決各個部門之間溝通協(xié)調(diào)的捷徑。

• 項目的跟蹤報告機制

  隨著項目工作的展開，項目各方面的進度、合同執(zhí)行情況、資金使用情況、人力資源調(diào)配情況是公司領(lǐng)導(dǎo)及項目經(jīng)理都非常關(guān)心的問題，各級領(lǐng)導(dǎo)能及時了解項目的進展情況，進一步進行動態(tài)地分析控制。

具體應(yīng)用模式如下：

1）公司領(lǐng)導(dǎo)對所有項目宏觀調(diào)控。通過系統(tǒng)動態(tài)生成的各類報表對公司整體及各項目部的執(zhí)行情況，進而對項目作出宏觀調(diào)控。

2）工程部通過資源管理模塊調(diào)配各類資源，組建項目部。通過計劃進度、材料管理、合同管理等模塊對各項目部的具體實施進行監(jiān)督審核控制協(xié)調(diào)并制定項目標(biāo)準(zhǔn)工作流程。各項目部經(jīng)理根據(jù)合同工程量清單，進行有效的拆分，做出較精準(zhǔn)的材料、設(shè)備使用量，在公司角度從源頭對項目的材料、設(shè)備進行控制；制定各項目詳細(xì)的工期，費用計劃，材料、設(shè)備使用計劃，每周填報實際進度。通過填寫相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，做到事前控制；在工程實際進展中，及時監(jiān)控工程中發(fā)生的預(yù)計變更與預(yù)計簽證；隨工程的實際進展，將曾發(fā)生的預(yù)計變更和預(yù)計簽證進行實際變更和實際簽證處理。

3）預(yù)算部根據(jù)合同簽訂情況對設(shè)備材料的使用量進行初步預(yù)算。對資金使用狀況進行工程前的事先計劃。

4）投標(biāo)中心根據(jù)合同簽訂情況對設(shè)備材料的使用量進行初步預(yù)算，和預(yù)算部，工程部的達到共識，形成控制標(biāo)桿。對項目開工前的資金費用進行計劃。

5）采供部根據(jù)材料管理模塊匯總的材料計劃生成采購計劃，并進行統(tǒng)一采購、調(diào)撥、分配以保證材料供給的及時；通過在線報價功能，選擇價格合適的物資供應(yīng)商進行物資提供，達到降低采購成本的目的。通過資金計劃，對采購合同的資金支出，做出計劃，為領(lǐng)導(dǎo)決策做出準(zhǔn)備。

6）財務(wù)部運用財務(wù)管理模塊，對平常合同、項目費用款項的收支進行管理，能及時把握項目的成本。

7）事業(yè)部通過項目計劃把握項目的跟單狀況。

8）辦公室通過基礎(chǔ)資料對公司的人員進行行政管理。

9）信息小組擔(dān)任系統(tǒng)管理員角色，負(fù)責(zé)愛瑞克網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的維護、Internet接入、數(shù)據(jù)庫管理、應(yīng)用系統(tǒng)維護和技術(shù)指導(dǎo)等日常系統(tǒng)管理工作。

三、系統(tǒng)框架與網(wǎng)絡(luò)拓?fù)?/H3>

 

公司總部內(nèi)部所有計算機組成局域網(wǎng)。申請一個固定IP的ADSL互聯(lián)網(wǎng)接入，公司內(nèi)部可以共享上網(wǎng)。異地項目部通過撥號上網(wǎng)的方式與公司聯(lián)網(wǎng)使用PM2系統(tǒng)。

數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、代理服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器均設(shè)置在公司機房管理，由信息中心管理員負(fù)責(zé)維護。

 

四、實施效果

通過在不同項目部的兩個工程進行試點運行后，愛瑞克公司的領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門的管理、業(yè)務(wù)人員深深感觸到了項目管理信息化為日常工作帶來的益處，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

• 公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門領(lǐng)導(dǎo)能實時動態(tài)的掌握項目執(zhí)行的情況，為項目的調(diào)控奠定基礎(chǔ)。
• 項目成本得到有效的控制，在某些特殊情況下產(chǎn)生項目變更或調(diào)整時，能對項目的預(yù)期效果得到精細(xì)化的分析，有利于領(lǐng)導(dǎo)的決策。
• 項目的目標(biāo)得到明確，步驟得到統(tǒng)一，減少了各種協(xié)調(diào)會議，大大提高了相關(guān)部門及人員之間的溝通效率。
• 不斷為企業(yè)積累內(nèi)部定額庫，為更加精確的項目的預(yù)決算提供依據(jù)。
• 實現(xiàn)全過程、多角度的成本分析。材料采購成本降低，材料供給及時，采購計劃合理保證，庫存量極大降低且接近零庫存，減少了退貨現(xiàn)象。
• 設(shè)計工期在有效保證的基礎(chǔ)上，平均縮短8％左右，項目成本控制效果明顯。
• 公司信息流轉(zhuǎn)順暢，極大的提高了工作效率。
• 積累了一套較完善項目運作模版，為其它項目部規(guī)范運作奠定了必要的基礎(chǔ)。

邦永PM2項目管理系統(tǒng)已在愛瑞克公司的應(yīng)用中顯示出自身的特點及優(yōu)勢，再一次用事實證明了中國弱電集成行業(yè)可以應(yīng)用具有中國特色的邦永PM2項目管理系統(tǒng)進行綜合管理。

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